美龙养路****会计电算化
实践情况调查报告
我国的会计电算化工作从20世纪70年代末期开始，至今已40年，基本上经历了两个发展阶段，即70年代末至80年代末的“缓慢的自发发展阶段”和80年代至今的“有组织的稳步发展阶段”。目前我国已经初步形成了会计软件产业，从上世纪80年代末到现在的20年里，会计软件产业主要为会计工作解脱手工繁杂劳动而努力，那时会计软件的应用主要局限在账务、报表、工资三个模块上（称为“老三样”），其中在90年代后期经历了会计软件向erp软件的横向发展，使会计软件成为了erp软件的一部分，初步探索企业管理一体化的应用模式，“资金管理、预算管理、成本控制”成为会计软件重点尝试的“新三样”。在会计软件的使用上，会计地区、部门行业之间发展很不平衡，沿海地区普遍使用率较高，可有的地方才刚刚开始。
在已经实施会计软件的单位中，大部分单位开发和应用的是部分会计核算子系统，其中尤以“老三样”和单机应用为主，只有很少的单位全部会计核算工作实现电算化并彻底甩掉手工记账。
本次调查的目的和意义，通过对天津美龙公路养护****会计电算化实践情况的调研，实际地了解会计电算化在实际工作中实践情况，以锻炼自己会计电算化在实际工作中运用能力，并加强自己会计电算化方面专业素养，学以致用，理论联系实际。把一切都付诸行动，找出问题。为了解决问题，提供良好的政策。
积累实践经验，全面提高综合素质。社会实践是挑战也是机遇，本次实践大量的会计专业知识与社会知识相结合，既巩固了专业知识，又学到了社会知识，对我今后的就业有极大的帮助。
一、公司概况
天津美龙公路养护****是2004年成立的一家企业，主营项目有：公路及养护工程、交通标志、绿化工程、机械工程、设备租赁、公路工程技术咨询、服务。公司现有员工60余人，其中财务人员5人。
单位实现会计电算化后，传统的会计分工模式将被打破，会产生许多新的岗位，也带来许多新的要求，提出了新的问题。此次会计电算化实践，实现会计工作的电算化，会计信息的收集、加工、处理和输出过程实行全面的电算化并加速其更新换代的过程，提高企业财务会计工作的运行效率是当务之急，大势所趋。
二、调查内容
随着计算机技术的飞速发展，财务会计核算方式也发生了巨大变化，我单位已经实现了会计电算化，在大大减轻财务人员劳动强度，提高工作效率的同时也不同程度的存在某些问题。此次针对会计电算化档案管理中所存在的问题进行了详细调研，关于完善会计软硬件设施建设和会计档案管理各项制度等，下面以自己实地调研情况作说明。
（1） 会计电算化档案管理概述
传统的会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报告等会计核算专业资料，是记录和反映经济业务的重要史料和证据。会计电算化文件是指计算机存储的会计数据和计算机打印出来的书面会计数据。会计数据是指记账凭证、会计账簿、会计报表等数据，以及会计软件系统开发运行中编制的各种文档以及其他会计资料。
现在财务人员采用无纸化办公形式，所有日常工作均在计算机上完成，会计电算化档案存储的范围和领域扩大了，需要一定的软硬件环境支持，档案具有易遭破坏，难留痕迹的特点，随着单位使用的会计软件的升级，新软件对原会计档案的兼容应于考虑。公司由从事会计工作的人员进行软件操作，负责输入输出会计凭证等，定时定期的把计算机系统中的所有会计数据拷贝存储到磁性介质或光盘上，财务部门保存财务数据的备份文件。
（2） 会计电算化档案管理的内容
电算化会计档案管理是非常重要的会计基础工作，单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立和健全会计档案的立案、归档、保管、调阅和销毁管理制度，并有专人负责管理。财政部1996年6月30日颁布的《会计电算化工作规范》中规定：
1、电算化会计档案管理是重要的会计基础工作，要严格按照财政部有关规定的要求对会计档案进行管理，由专人负责。
2、对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮和防尘工作，重要会计档案应准备双份，存放在两个不同的地点。
三。使用磁性介质保存会计档案，应定期检查和复印，防止因磁性介质损坏而造成会计档案丢失。
4、通用会计软件、定点开发会计软件、通用与定点开发相结合会计软件的全套文档资料，以及会计软件程序，视同会计档案保管，保管期截止该软件使用或有重大更改之后的五年。
三、调查结果
（1） 会计电算化档案性质引发的问题
一。会计电算化档案性质引发的问题
电算化会计档案需在一定的系统内才可实现，因此目前许多企业因为没有将会计软件的版式及软件系统很好的保存，导致在电算化软件升级后，不同版本下的会计数据部能被调用；会计档案管理办法》第十二条规定：采用计算机进行会计核算的单位应当保存打印出纸质会计档案，并对保存期限作了规定，但目前由于一些单位受条件限制，没有配备激光打印机或喷墨打印机，还在使用老的针式打印机，致使打印输出的纸介质会计档案达不到规定的保存期限；未按照国家档案局规定的库房管理制度标准建立专门的会计电算化档案保管制度的；未选择质量优良的磁盘介质进行会计档案数据备份，未实行备用盘与存储盘分离存放，导致电子数据因此损坏或丢失。
会计电算化工作是一种无纸化工作，所产生的数据均存在计算机的硬盘上，实际工作中常有以下几种不当情况发生：一是部分操作人员未养成每天备份的习惯，机器一旦出现故障，则部分账务数据将会丢失。二是不少操作者对备份的数据盘部能做到定期检查，一旦发生问题就无法进行补救。
第三，我们习惯用软盘备份。由于软盘具有容量小，易损坏的缺点，因此容易出现数据恢复上的麻烦。
2。会计档案管理制度不完善
准确、真实、安全是会计档案的生命，是会计工作最基本的要求。首先，在人员分工上，企业对会计电算化操作人员与系统维护人员等岗位没有严格权限限制措施，由于会计档案主要对财务收支进行价值量的记录与描述，反映经济活动的质的变化，要求极准确的资料。然而在会计电算化条件下，由于会计数据被记录在磁盘或光盘等磁性介质上，操作员密码公开或不设密码，而有些软件所谓的加密，也无非是对软件本身的加密，防止盗版，不能真正起到数据的保密作用，安全性更是难如人意，系统一旦瘫痪，或者受病毒侵袭，或者突然断电，很难恢复原来的数据。
为未经授权使用和篡改数据留下隐患。
电算化会计条件下，会计数据的高度集中在磁盘、光盘等磁性介质上，未经授权的人员出于私利和不正当的目的有可能通过计算机和网络浏览全部数据文件，复制、伪造、销毁一些重要的会计数据，会计信息的完整性、安全性也因此受到挑战。可见，由于磁性材料易被遗失、污染、窜改、复制、销毁等的特性，防潮、防盗、防尘、防火、防窜改、防过期、防病毒感染、防失密等方面的安全工作成了会计电算化档案管理的重要内容。
三。缺乏必要的计算机维护和网络安全人员
众所周知，电算化会计条件下的档案管理涉及到软件、系统安全、维护等一系列专业的问题，但目前单位仅仅对以前的会计人员进行一定的培训，然后就去操作系统，在一定层面上而言，会计人员仅学会了操作，而管理与维护对他们而言就非常陌生，由此导致的结果与损失也非同小可。总会计师有着丰富的业务经验，但对计算机的专业知识非常缺乏，不具备用计算机处理会计业务的能力。他们在使用微机处理业务的过程中往往很多是除了开机使用财务软件之外，对微机的软硬件知识了解甚少，一旦微机出现故障或与平常见到的界面不同时，就束手无策。
即使厂家在安装会计软件时都做了系统的培训，但一些从未接触过计算机的会计人员入门还是很慢，而且在上机时经常出现错误操作，一旦出错，可能就会使自己很长时间的工作成果付诸东流，使系统数据丢失，严重的导致系统崩溃。
（2） 会计档案电算化管理问题的成因分析
通过参考文献了解我国电算化现状，实地调查单位会计电算化档案保管情况，总结经验了解到以下问题形成的原因。
1。对会计电算化本身认识的偏差
我国计算机化事业起步较晚，人们的观念还没有充分认识到计算机化的重要性和重要性。多数单位电算化都是应用于代替手工核算，仅仅是减轻会计人员的负担、提高核算效率方面入手，根本未认识到建立完整的会计信息系统对企业的重要性，使现有会计提供的信息不能及时、有效的为企业决策及管理服务。同时，在软件更新及硬件投入等方面支持力度不够，更不用说建立企业内部局域网，以及注册自己的**，根本没能利用信息技术优势来提高企业运作效率。
2。未引起有关部门重视
不论是档案管理部门还是档案形成部门，对归档工作不够重视，档案部门缺乏必要的措施及相应的业务指导，造成档案部门交什么、交多少都任其自然的状况，严重妨碍了电子文件、数据的归档。
三。缺乏明确的规章制度
由于没有完善的、针对电子文件的制度规范，电算化会计档案的归档工作处于无序状态。归档时仍旧沿袭手工管理时的老做法，只归档纸质文件，而且是将原来用手工记录的账簿、报表，改成了用计算机打印出来的账簿、报表。从而只突出强调了会计业务工作，忽视了会计档案管理，没有把会计档案规范化管理纳入会计人员岗位责任制中，也没有配备专人管理会计档案。
四。会计电算化软件的快速升级
由于会计电算化软件近年来频繁更换和升级，原相关的会计软件和文档资料也容易出现不相兼容的情况，如果处理不当这部分会计资料不仅得不到有效的保管和发挥应有作用，同时也不符合内部控制制度的要求。
四、建议与措施
通过调研，发现单位实现会计电算化后会计档案中普遍存在的问题，通过分析参考，了解问题产生的原因，为此我们应提高风险防范措施。加强会计电算化档案的保管。
一。做好会计电算化档案的收集工作
计算机系统中的所有会计数据应定期拷贝并存储在磁盘或光盘上，形成于计算机系统分离的会计档案。财务部门应把财务数据的备份文件保存好，以便于一旦计算机硬件系统损坏后，能在最短的时间内恢复原有的会计电算化系统。
2。完善电算化条件下的会计档案管理制度
首先，建立会计电算化档案的归档制度和保管制度。开发和使用会计电算化系统所需的一整套文件和软件程序应视为会计档案。会计数据在未打印成书面形式输出之前，应妥善保管并保留副本，记账凭证、现金、银行存款日记账等应打印输出。
并根据相关税务、审计等管理部门的要求，及时打印输出相关账簿和报表。会计电算化生成的凭证、帐、表等会计档案，应档案规定归档保管。防止数据被病毒非法修改或损坏。
二是建立严格的贷款制度。公司内各单位若因公需要查阅会计档案时，必须经本单位领导批准证明，经财务经理同意，方能由档案管理人员接待查阅。再者，加大对软硬件设备设施的投入，选用功能符合本单位实际业务需要的电算化会计软件和具有档案管理辅助功能的电算化软件，强化系统的安全防护功能，进行定期维护。
同时，加强安全和保密工作对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮、防尘、防盗、防虫蛀、防霉烂和防鼠咬等工作。重要的会计文件应一式两份备份并存储在两个不同的位置。严格执行安全保密制度。
三。做好会计电算化档案的识别和销毁工作
要成立专门的鉴定小组。提供详细具体的鉴定报告和销毁清单，严格执行鉴定和销毁程序。经主管财务的领导批准后方可销毁；销毁后，由监督销售人员签字，注明销毁情况、时间和地点，并报告领导。
另外，对保管期满后未结清的债券债务原始凭证及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。